Para enviar uma mensagem primeiro você precisa especificar os destinatários e o remetente.

A lista de distribuição (definida em Controlar Listagem de E-mails) é mostrada no campo Listas e endereços. Selecione um dos endereços da lista que serão utilizados como destinatários. Cada contato receberá uma mensagem pessoal.

O remetente será especificado no campo Remetente (Endereço de e-mail) e no campo Nome do remetente. Você pode digitar livremente nestes campos ou selecionar um endereço e um nome das caixas combo, que exibem os últimos 10 nomes e endereços anteriormente utilizados nas operações de envio (a lista estará vazia se nenhuma mensagem foi enviada). Se um endereço de assinatura/cancelamento de assinatura foi fornecido para uma lista de distribuição de e-mails selecionada, ele será automaticamente mostrado como o endereço de remetente da mensagem. No entanto, esta é apenas uma ação padrão, o endereço e/ou o nome podem ser alterados manualmente.
Você também pode opcionalmente especificar o campo Endereço de e-mail para resposta: este é o endereço onde as respostas serão enviadas. Se for deixado em branco, as respostas serão enviadas para o endereço do remetente (este é o padrão de comportamento para mensagens de e-mail pessoais).

Para enviar a mensagem basta clicar no botão Enviar. Obviamente se é o primeiro envio feito, ou se as configurações de conexão forem alteradas, será necessário primeiro configurar as Configurações de Envio, caso contrário, a mensagem não será enviada.

Dois Modos de envio estão disponíveis: Envio Direto e Usar servidor SMTP.

• Selecionando a opção Envio Direto o software vai procurar por cada servidor de e-mail dos destinatários e se conectará automaticamente a ele, portanto, o uso do servidor SMTP não será necessário nas configurações de envio. Para realizar essa busca, SendBlaster utilizará atualmente as conexões DNS padrão selecionadas, mas também é possível (e às vezes é necessário) configurar manualmente um DNS diferente, habilitando a opção Configurar manualmente o servidor DNS e digitando o endereço de IP correto. Lembre-se de que certos domínios de e-mail (por exemplo, hotmail) não permitirão envios diretos: a mensagem é rejeitada se ela se originou de um sistema desktop em oposição a um servidor SMTP público.
  Ao habilitar a opção Repetir com SMTP em caso de erro, no caso, a mensagem não será aceita pelo servidor de e-mail do destinatário, o software irá tentar entregar a mensagem para o servidor SMTP, por meio das configurações do campo Usar servidor SMTP.
• Ao selecionar Usar servidor SMTP, o envio de e-mail funcionará apenas como em um sistema de e-mail padrão, ou seja, mediante a entrega da mensagem para o próprio servidor ISP SMTP. É necessário especificar o nome do servidor SMTP (que, se necessário, pode incluir o número de porta no formato “servidor:porta”) e, em caso de autenticação do usuário é necessária, selecionar Autentificação requerida e especificar o Nome de usuário e a Senha. Estes parâmetros são os mesmos utilizados em seu software de e-mail padrão, no entanto tudo que você precisa fazer é “copiá-los” de uma conta de e-mail de um grupo de trabalho (para certificar-se de que o servidor SMTP pode ser acessado basta clicar no botão Teste de conexão). A seleção da caixa SSL SSL permite a comunicação SSL, que pode ser necessária por alguns servidores SMTP (um exemplo típico é o servidor SMTP do Gmail).
  Ao habilitar a opção Retornar com envio direto em caso de erro, no caso da mensagem não ser aceita pelo servidor SMTP, o software irá tentar entregar a mensagem diretamente para o servidor de e-mail do destinatário, utilizando as configurações de Envio direto.

E agora, usar ENVIO DIRETO ou USAR SERVIDOR SMTP?

A escolha depende, em primeiro lugar, sobre a disponibilidade de um bom servidor SMTP. Se o seu servidor ISP SMTP é capaz de lidar com muitas mensagens em uma seqüência rápida, ou mesmo enviar muitas mensagens ao mesmo tempo, usar um servidor SMTP será mais rápido e mais confiável, desde que seu servidor SMTP estiver “mais perto” do seu computador do que o simples Servidor de e-mail do destinatário.

No entanto, alguns fornecedores, a fim de impedir os seus usuários de utilizar o servidor para envio de spams, imporem restrições sobre o número de mensagens que podem ser enviadas dentro de um determinado intervalo de tempo e o número de mensagens que podem ser enviadas ao mesmo tempo (por exemplo, um servidor SMTP pode não aceitar mais do que uma mensagem a cada 5 segundos e não permitir o envio mais de 2 mensagens de uma só vez). Todas as mensagens que ultrapassem estas restrições serão rejeitadas com um erro. Isto não significa que o servidor ou o software não estão funcionando adequadamente, mas sim, que será necessário definir de forma diferente a opção tempo de envio na seção Configurações avançadas.

Em tais casos, pode ser mais rápido e mais conveniente usar a opção Envio direto. O envio direto exige um pouco mais de tempo para entregar cada mensagem (uma vez que ele tem de fazer um pedido para o servidor DNS e o servidor de e-mail pode estar muito “longe” do usuário de destino), porém esse aumento de tempo é compensado pela possibilidade de enviar mais mensagens ao mesmo tempo, sem ter que adicionar pausas entre as mensagens.

O Envio direto também é útil quando uma operação de envio tem que ser realizada através de uma conexão sem saber o servidor SMTP (normalmente o caso quando se utiliza um notebook “fora de casa”, ou seja, no caso de um acesso público com Rede wireless).

A seção de Configurações avançadas permite que você corrija o tempo de envio. Isso é muito útil para realizar uma operação de envio na máxima velocidade possível permitida pelas restrições de antispam do servidor SMTP. Veja o significado de todas as opções:

• Pausa entre as mensagens (segundos): o número de segundos decorridos entre mensagem enviada.
• Pausa entre blocos (segundos): o número de mensagens decorridas entre cada bloco de mensagens.
• Mensagens por bloco: o número de mensagens enviadas em cada bloco.
• Tempo esgotado (segundos): o número máximo de segundos depois que a cada mensagem enviada é abortada.
• Conexões: o número máximo de conexões simultâneas. Significa que o número de mensagens enviadas simultaneamente*.
• Número de tentativas em caso de erro: Se o servidor SMTP ou o servidor do destinatário (para o envio direto), não aceitar a mensagem, o software pode esperar certo número de segundos e tentar enviar a mensagem uma ou mais vezes.
• Pausa entre tentativas (segundos): o número de segundos de atraso antes de tentar novamente enviar uma mensagem não aceita.

A configuração correta pode não ser estabelecida antes de algumas tentativas, verificando assim o número de mensagens que atualmente foram entregues. Para simplificar as configurações, algumas opções de Configurações sugeridas estão disponíveis. Elas podem não ser otimizadas para a sua conexão, mas pode ser consideradas um bom ponto de partida para chegar à melhor configuração.

Atenção: Listas de distribuição de e-mail podem conter endereços de e-mail inválidos, ou alguns servidores de e-mail podem estar temporariamente inativos. Portanto, ao utilizar listas que contêm uma grande quantidade de endereços, deve ser considerado normal e inevitável que, apesar do envio modalidade escolhida e das configurações, nem todas as mensagens serão entregues e certa porcentagem irá retornar um erro. Nesse caso, será possível para tentar completar a operação de envio novamente mais tarde usando as funções do histórico.

Como posso definir as configurações avançadas corretamente?

Para definir corretamente as configurações avançadas, é necessário experimentar diferentes combinações (normalmente uma lista com cerca de 10 endereços será suficiente) e verificar quantas mensagens atualmente foram entregues (esta informação é dada no final da operação de envio, quando também é possível verificar os relatórios de envio). Os usuários conectados a um servidor SMTP “tolerante” o suficiente não irão provavelmente ter muitos problemas, independentemente das configurações especificadas, que só afetarão a velocidade de envio. Por outro lado, se a sua conexão com o servidor STMP é “restrita”, a fim de ser capaz de entregar um grande número de mensagens, pode ser necessário desacelerar o envio de mensagem e evitar enviar mensagens simultaneamente.

Veja a seguir algumas regras básicas que vale a pena considerar:

• Um servidor SMTP tolerante permite o envio rápido sem pausas (ou pausas limitadas). Em muitos servidores SMTP restritos que utilizam vários filtros antispam, aumentar pausas e diminuir conexões simultâneas.
• Normalmente, servidores SMTP não permitem o envio de muitas mensagens ao mesmo tempo, portanto, quando utilizar o modo SMTP, o número de conexões deve ser reduzido ou, em certas situações, igual a 1 (sem conexões simultâneas). Se o servidor SMTP está equipado com mecanismos de restrição antispam, poderá ser necessário diminuir o envio de mensagem enviadas definindo uma pausa de alguns segundos entre cada envio, e definir um prazo mais longo de pausa entre os blocos de mensagem. Além disso, blocos não devem conter mais de algumas dúzias de mensagens.
• Em caso de envio direto, com uma lista padrão de distribuição contendo endereços pertencentes a diferentes domínios, as mensagens serão entregues a uma variedade de diferentes servidores: é, portanto, possível definir um elevado número de conexões* e limitadas (ou mesmo nenhuma) pausa entre mensagens e entre blocos.
• Aumentar o número de tentativas em caso de erro pode elevar a porcentagem de sucesso, mas vai diminuir a operação de envio, especialmente se o número de conexões simultâneas é baixa. Completando a operação novamente mais tarde a partir da janela histórico (depois de ter esperado alguns minutos) pode ser considerada uma boa prática.

Entre as configurações avançadas você também pode encontrar a opção Codificação: escolher entre quoted-printable e base64. O conteúdo do cabeçalho, que mostra o software que gerou a mensagem (o Texto Xmailer): usando as configurações Padrões de cabeçalho incluirá o nome e a versão do SendBlaster. Por outro lado você pode digitar uma taxa texto, para simular o envio através de outro sistema de correio eletrônico ou escolher a opção Nenhum para evitar que um cabeçalho seja adicionado à mensagem.

Domínio permite a personalização do nome da máquina usado pelo software para conectar ao servidor SMTP ou servidores de e-mail dos destinatários. Isso pode ser útil quando se usa a opção de Envio direto: alguns servidores verificam o nome de domínio antes de aceitar as mensagens, eles exigem que o nome do domínio corresponda ao hostname público na rede, e antes de aceitar mensagens, eles executam um ping (ou operação similar), a fim de verificar se nome de domínio corresponde ao endereço IP da máquina que solicita a conexão. Se for este o caso, selecionando Endereço da Internet pode diminuir as mensagens recusadas. Sugerimos o uso das configurações padrão, ou usar o Endereço da Internet quando o envio direto for usado e Nome local do computador quando usar SMTP (servidores SMTP normalmente não efetuam qualquer verificação particular no nome do domínio).

SendBlaster controla o endereço público da sua máquina cada vez que é iniciado; a conexão à Internet não deverá estar disponível no início, endereços públicos podem ser deixados vazios e o nome do computador local será utilizado em seu lugar. Se um IP fixo público está disponível, os usuários experientes irão selecionar Usuário definido… e digitar um valor fixo (observe que um hostname é necessário - e não um endereço IP) - mas lembre-se que uma configuração errada pode comprometer o envio bem sucedido.

*Na Edição Grátis o número máximo de conexões são 2, mesmo que um número maior seja especificado.